El libro de accionistas, es un registro obligatorio que llevan las sociedades de capital, en el que se anotan los nombres de los accionistas y los movimientos relacionados con sus acciones.

En el presente artículo revisaremos los detalles de cuándo y cómo llevar estos libros en las Sociedad por Acciones (SpA).

¿Es obligatorio llevar libro de accionistas en las SpA?

En el caso de las Sociedad por acciones SpA resulta obligatorio por disposición de la ley en el artículo 431 del Código de Comercio

¿Qué forma debe tener el libro de accionistas?

La ley señala que el libro puede llevarse por cualquier medio que ofrezca seguridad de que no podrá haber intercalaciones.

En términos sencillos, esto se cumple en la medida que el libro esté encuadernado y las hojas estén foliadas.

También podría llevarse por medios electrónicos, pero en este caso «que ofrezca seguridad de que no podrán haber intercalaciones» puede complicar este registro con una serie de medidas de seguridad, de forma que recomendamos llevarlo físicamente para evitar observaciones a futuro.

En librerías normalmente es fácil de encontrar como «libro de registro de accionistas» un libro que podrás llenar con lápiz pasta, idealmente azul.

Esto último simplemente para evitar reparos porque tintas de otros colores resultan más fáciles de fotocopiar.

¿Qué datos se deben incluir en el libro de accionistas?

La ley señala que en el libro se debe anotar al menos:

• Nombre del o los accionistas.
• Domicilio.
• Cédula de identidad o rol único tributario de los accionistas.
• El número de acciones de que sea titular.
• La fecha en que las acciones hayan sido inscritas a nombre del accionista y en caso de que se trate de acciones suscritas y no pagadas, la forma y oportunidades de pago de ellas.
• Igualmente, deberán constar las constituciones de gravámenes.
• Por último, deberá dejarse constancia de toda transferencia que haya efectuado algún accionista de sus acciones.
• Este registro puede ser llevado por cualquier medio siempre que éste ofrezca seguridad de no ser adulterado.

Los libros de accionistas disponibles en el mercado incluyen columnas suficientes para llevar registro de todas estas circunstancias.

¿Dónde debe estar el libro de accionistas?

Idealmente debería estar en las oficinas de la empresa, o al menos en un lugar de fácil acceso, a este respecto la ley exige que el libro esté disponible para el examen de cualquier accionista o administrador de la sociedad, de forma que debería estar a lo menos «a mano».

¿Pueden tener una forma distinta los libros de accionistas?

Sí, es posible que en los estatutos de la empresa se fijen solemnidades adicionales a las señaladas en la ley para los libros de accionistas, sin embargo consideramos que hacer esto puede generar burocracia innecesaria a la empresa.

Errores comunes relacionados con los libros de accionistas

En nuestra experiencia, el error más común en esta materia es simplemente no llevar el libro, cuestión que puede traer grandes problemas a la hora de transferir acciones sobre todo cuando la empresa empieza a acumular una serie de movimientos en el tiempo.

Este libro normalmente lo solicitan en las notarías cuando se realizan modificaciones de empresas y compraventas de acciones, de forma que si no lo tienes te recomendamos llenarlo a la brevedad siguiendo las instrucciones de este artículo.